Обеспечение сохранности документов по личному составу - одна из основных задач в деятельности районного архива. Эти документы являются важнейшим информационным ресурсом в деле обеспечения исполнения социально-правовых запросов граждан. Архив документов по личному составу это сравнительно «молодой» фонд, который начал формироваться в перестороечные годы, когда на предприятиях и в организациях района, как и по всей стране, активно шла реорганизация, приватизация и ликвидация хозяйствующих субъектов. В целях защиты законных прав граждан и предотвращения утраты документов по личному составу в соответствии с решением главы администрации Гулькевичского района от 3 февраля 1993 года и был создан архив по личному составу. Уже в первый месяц работы на хранение поступили документы 6 фондов в количестве 764 единиц хранения. По состоянию на 1 июля 2016 года в архиве 283 фонда по личному составу и содержится 17675 единиц хранения. Все описи документов по личному составу и имеющийся научно-справочный материал к ним оцифрован, что позволяет специалистам архивного отдела сократить время поиска необходимой информации. В целях доступности граждан к имеющимся документам по личному составу, регулярно размещаем на сайте архивного отдела реестр документов по личному составу с указанием наименования фонда и крайние даты документов. По всем документам по личному составу архив обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан в установленные сроки. В 2015 исполнено 1215 запросов юридических и физических лиц, за 8 месяцев т.г.- 762 запроса. В рамках электронного взаимодействия с отделением Пенсионного Фонда РФ в Гулькевичском районе архивом исполнено в 2015 году более 600 запросов, в текущем году отмечается тенденция увеличения.
Получение архивной информации в электронном виде сокращает сроки исполнения запросов, гражданину нет необходимости обращаться в архив, что делает обслуживание граждан более качественным и доступным. Прием заявлений на исполнение социально-правовых запросов мы принимаем через МФЦ, в электронном виде на адрес архивного отдела. Это организует нашу работу по своевременному и качественному исполнению запросов граждан и юридических лиц.
В марте 2016 года в Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125 –ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» внесены изменения, закон дополнен ст.221. В соответствии с изменениями документы, созданные до 2003 года, хранятся:
- в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в течение 75 лет со дня создания;
- в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 75 лет;
- в иных организациях - не менее 75 лет со дня создания.
Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся:
- в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов- 50лет;
- в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций,- даты поступления и до истечения 50 лет;
- в иных организациях - не менее 50 лет со дня создания.
Немаловажное значение для хранения документов по личному составу имеют ведомственные архивы предприятий и организаций различной формы собственности. В этих архивах порядок комплектования и хранения документов должен соблюдаться и соответствовать требованиям архивного законодательства. В перечень документов по личному составу входят приказы руководителя о приеме и увольнении работников, личные карточки формы Т-2, ведомости или лицевые счета по заработной плате. Специалистам кадровой службы следует обеспечивать заполнение сведений в трудовой книжке, в личной карточке работника формы Т-2 в строгом соответствии с приказом руководителя. Этот пакет документов в дальнейшем позволит качественно и в полном объеме выполнять работу по исполнению социально - правовых запросов, обеспечивать реализацию конституционных прав граждан на пенсионное обеспечение.
Начальник архивного отдела управления делами
администрации муниципального образования
Гулькевичский район Н.А.Волкова