Отчет
о работе архивного отдела управления делами администрации муниципального образования Гулькевичский район по обеспечению сохранности и государственного учета архивных документов, подлежащих длительному хранению за 2015 год
Архивный отдел является структурным органом администрации и входит в состав управления делами администрации муниципального образования Гулькевичский район. В своей деятельности отдел руководствуется Уставом муниципального образования Гулькевичский район, положением об архивном отделе, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и законом Краснодарского края «Об архивном деле в Краснодарском крае».
Приоритетными направлениями деятельности архивного отдела является:
комплектование документами организаций - источников комплектования, реализация нормативных требований по организации хранения и учету документов, использование их в интересах государства и граждан;
организация работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, контроль подготовки документов к передаче на муниципальное хранение;
создание единой информационно – поисковой системы к документам постоянного хранения и по личному составу, включающей оцифровку описей и формирование базы данных «Поиск».
Районный архив начинает свою историю с 1943 года. Документы довоенного периода не сохранились.
По состоянию на 1 декабря 2015 года в архиве хранятся документы 396 фондов, в том числе: 116 фондов – управленческая документация органов власти и хозяйствующих субъектов, 279 фондов - документы по личному составу ликвидированных организаций. Сегодня в архиве содержится 48 тыс. единиц хранения, а каждая единица может содержать от 1-го до 200 документов.
51 организация является источником комплектования архивного фонда, в том числе учреждения:
Государственной федеральной собственности - 5
Государственной краевой - 6
муниципальной - 34
негосударственной - 6
Архив ежегодно пополняется документами постоянного хранения от организаций – источников комплектования, документами по личному составу. В 2015 году от организаций источников комплектования поступило 819 ед. хранения документов постоянного хранения и 695 дел по личному составу от ликвидированных организаций. Ежегодно наблюдается рост числа документов, поступающих от органов местного самоуправления, особенного городских и сельских поселений. Если в 2012 году в среднем от одного поселения поступало до 15 дел, то в 2015 году - от 20 до 48 дел. За 2012 год упорядочено 1280 дел, что на 460 дел больше, чем за 2011 год.
Одним из направлений в деятельности архива является качественное формирование Архивного фонда Российской Федерации. За последние три года отдел обеспечивает упорядочение документов на 100% (средний показатель по краю 98%). Основанием для успешного выполнения этой задачи является решение администрации муниципального образования Гулькевичский район « Об упорядочении документов постоянного хранения и по личному составу и передаче документов постоянного хранения в архивный отдел управления делами администрации муниципального образования Гулькевичский район».
Одним из основных условий обеспечения сохранности документов является материально-техническое состояние архива, соблюдение правил пожарной безопасности. Условия для проведения этой работы у нас имеются. Администрация муниципального образования Гулькевичский район и лично глава района Виктор Игоревич Кадькало, наш куратор, заместитель главы МО Гулькевичский район Лариса Валентиновна Перевертайло всегда с пониманием относятся к делам и проблемам архива и к архивистам района. Все рабочие места специалистов архивного отдела оборудованы оргтехникой, приобретен поточный сканер, архив полнился металлическими стеллажами протяженностью 80 метров, приобретено 8 металлически шкафов для хранения справочной документации и фотодокументов. Ежегодно архив в полной потребности обеспечивается архивными коробами.
В прошедшем году на условиях софинасирования мы были включены в краевую подпрограмму «Укрепление материально-технической базы муниципальных архивов Краснодарского края». В результате в 2015 году на укрепление материально – технической базы районного архива выделено и освоено более 500 тыс. рублей. Проведен капитальный ремонт двух архивохранилищ, отремонтирована крыша здания архива, на всех 17 окнах установлены распашные решетки, приобретен многофункциональный множительный аппарат на формат бумаги А-3. В результате проведенной работы на 1 января т.г. загруженность архива составляет 85%, что позволит обеспечить на ближайшие два- три года прием документов от организаций – источников комплектования.
Второй важной задачей архива является проведение комплексных плановых мероприятий по улучшению физического состояния документов архивного фонда. Специалисты отдела ежегодно проводят сверку документов, в ходе которой проверяется наличие, физическое состояние документов, отбор дел для проведения текущего ремонта или для реставрационных работ. В 2015 году в ходе проверки была проведена передвижка фондов, что позволило увеличить протяженность свободных стеллажных полок, определить физическое состояние дел и принять меры по их ремонту. В прошлом году специалистами архива проведена подшивка и переплет 108 ед. хранения архивных документов, отремонтировано 1609 листов, при плане - 400, восстановлено 40 листов угасающего текста при плане 35. Проверено 3701 ед. хранения управленческой документации и документов по личному составу при плане 2355.
В целях рационального использования документов проведена переработка описи отдела ЗАГС, в результате выделена в отдельный фонд коллекция церковных метрических книг периода 1876 г. по 1920 г. Приняты меры по обеспечению реставрации 6-х метрических книг в ГКУ КК «Архив документов по личному составу Краснодарского края».
Приоритетным направлением в работе архивного отдела являлось ведение общеотраслевой системы автоматизированного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В отделе внедрена версия 4.1 программного комплекса «Архивный фонд». В течение 2014-2015 года своевременно вносились изменения в разделы «Учет документов», «Аннотация», «Историческая справка». В базе данных отражается информация по всем фондам и позволяет обеспечить быстрый поиск сведений по истории, по содержанию и количеству документов
Для обеспечения доступа пользователей к архивным документам в 2015 году продолжалась работа по ведению базы данных «Поиск». В основном были введены документы по вопросам земельных отношений, строительства и ввода в эксплуатацию жилых домов, Полностью разработан фонд № 8
Исполком Гулькевичского городского Совета и № 367 Администрация Гулькевичского городского поселения, ведется разработка фонда № 78 Администрация муниципального образования Гулькевичский район. В базу данных «Поиск более 22 тысяч решений и постановлений органов местного самоуправления. Использование базы данных «Поиск» обеспечивает не только сокращение затрат рабочего времени на поисковую работу, но и сохранность физического состояния документов.
Начата оцифровка документов. Пока эта работа ведется по оцифровке научно-справочных документов в фондам архива. Оцифровано 100% описей документов постоянного хранения и по личному составу. Это будущее архива, следовательно мы не можем останавливаться на достигнутом.
С каждым годом возрастает социальная значимость архивных документов. Ежегодно увеличивается число граждан обращающихся за необходимой информацией.
В 2015 году в архивный отдел поступило 2503 запроса от граждан и юридических лиц, что на 400 запросов больше чем в 2014 году, в том числе:
социально-правовых- 2225;
тематических- 56 (о присвоении и переименовании улиц, об образования района и по другим событиям или фактам, затрагивающим интересы граждан или юридических лиц)
генеалогических- 21 (о выявлении сведений об установлении родства, родственных связей, по истории рода или фамилии).
Исполнено архивных справок- 3116.
Все запросы выполняются в установленные сроки, нареканий граждан по исполнению запросов не поступает.
Активизировалась работа архивного отдела по формированию коллекции документов по истории Гулькевичского района. В настоящее время разработано и включено в фонд коллекции 110 документов по истории Великой Отечественной войны, по истории предприятий района, о знатных людях района. Но это та незначительная часть, которую нам удалось выявить, богатый материал в настоящее время находится на местах, и ,как правило, сохранность документов не всегда обеспечивается. Наша задача вести работу по выявлению документов по истории района, поселений, систематизировать и обеспечить их сохранность для потомков.
Архив активизировал работу по приему аудиовизуальных документов на традиционных носителях и в электронном виде. Мы сотрудничаем с отделом СМИ администрации МО Гулькевичский район, с редакцией телекомпании «Полис». Активно работают с архивом Гулькевичское и Гирейское городские поселения, Николенское, Соколовское, Новоукраинское, Кубань сельские поселения. По состоянию на 1 января т.г. в архиве хранится 1355 фотодокументов (позитивы), 990 фотодокументов в электронном виде, 30 ед. хранения видеодокументов. С каждым годом увеличивается прием фотодокументов на электронных носителях, что удобно для хранения и использования в работе.
В основном все эти материалы собраны и сформированы в дела в период с 2012 года по настоящее время.
Фотоматериалы отражают современные этапы социального развития наших поселений, это строительство дорог, газификация поселений, строительство жилья для детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, ремонт спортивных залов в средних общеобразовательных школах, строительство дворовых спортивных площадок, проведение праздничных мероприятий и спортивных соревнований.
Одним из важных направлений деятельности архива является работа по обеспечению сохранности документов постоянного хранения в ведомственных архивах, т.е. в архивах наших организаций-источников комплектования. Ведомственные архивы имеют все организации-источники комплектования, архивными помещениями располагают- 30, это в основном администрации городских и сельских поселений, отраслевые (функциональные) органы администрации МО Гулькевичский район, органы государственной власти Краснодарского края, действующие на территории района. В 2015 году планировалось провести 10 проверок, проведено 35,в том числе комплексных 13, тематических -22. При проведении комплексных проверок анализируется наличие и состояние всех документов, обеспечивающих правильность ведения делопроизводства. По итогам проверки записка направляется руководителю организации и заместителю главы администрации МО Гулькевичский район, куратору по отрасли.
В целях повышения ответственности за сохранностью документов по инициативе архивного отдела совместно с райкомом профсоюза работников госучреждений (председатель Н.В.Никитенко) был проведен смотр-конкурс на лучший ведомственный архив среди городских и сельских поселений района.
Выполняя условия конкурса, администрациями ряда поселений были приняты должные меры по наведению порядка в архивных помещениях и укреплению их материальной базы. В Гулькевичском городском поселении практически полностью оборудовали архив металлическими шкафами, упорядочили размещение документов согласно топографическим указателям, приобрели архивное оборудование в Николенском, Отрадо-Ольгинском, Скобелевском сельских поселениях. Значительно улучшить условия хранения документов в Красносельском и Гирейском городских поселениях, в Новоукраинском, Комсомольском, Союз Четырех хуторов сельских поселения, ЗАО КСП «Дружба». Ведомственный архив Скобелевского поселения приял участие в краевом смотре и занял 3 место в крае (глава поселения Юрий Альбертович Велькер, специалист Марина Анатольевна Гавришова).
Определенное внимание в своей работе мы уделяем обучению специалистов организаций, ответственных за ведение архивного делопроизводства. Ежегодно совместно с отделом делопроизводства проводим семинары – практикумы, практикуем проведение тестирования по изученным темам, индивидуальные консультации с выездом в организации, регулярно обеспечиваем специалистов методическими рекомендациями по ведению архивного делопроизводства, оказываем практическую помощь при подготовке описей и номенклатуры дел.
Архивный отдел по исполнению социально - правовых запросов сотрудничает ГУ «Управление пенсионного фонда РФ в Гулькевичском районе» и муниципальным казенным учреждением «Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг муниципального образования Гулькевичский район». Взаимодействие архивного отдела и Управлением пенсионного фонда РФ в Гулькевичском районе» обеспечено электронным документооборот по каналу защищенной связи VipNet с функций шифрования и электронной подписи. Ежегодно проводится работа по своевременному обновлению программного комплекса.
В отчетном году из управления пенсионного фонда в Гулькевичском районе поступило и исполнено 602 запроса (в 2014 году- 384), все запросы исполнены своевременно. Электронный документооборот дает возможность управлению пенсионного фонда в кратчайшие сроки получать архивные справки и готовить документы по назначению пенсий без обращения граждан в архивный отдел.
С каждым годом совершенствуется работа архивного отдела и муниципального казенного учреждения «Многофункциональный центр Гулькевичского района» по приему документов от граждан на предоставление муниципальной услуги. В 2015 году более 1200 заявлений граждан на получение копий архивных документов получено через многофункциональный центр. Исполнение запросов не превышает 5 рабочих дней при условиях соглашения о сотрудничестве - 14 дней.
Сложившиеся практика говорит о положительных результатах взаимной работы, которая будет совершенствоваться в 2016 году по дальнейшему повышению качества обслуживания заявителей. И надеемся, что в скором времени между нашими организациями так же будет внедрен электронный документооборот.
Архивный отдел активизировал свою работу по пропаганде и всестороннему использованию архивных документов. В 2015 году проведено 4 выставки документальных материалов архива. В районном историко-краеведческом музее в феврале 2015 года была проведена выставка архивных документов по теме «О чем говорят документы архива 1943-1945 гг. В мае 2015 года архивные документы – портреты участников Великой Отечественной войны были выставлены на аллеи у мемориала Родина Мать в рамках Гражданской акции «Стена памяти». Выставка документов по истории Великой Отечественной войны была оформлена в архиве на стенде «Вестник архива».
В районной газете «В 24 часа», на сайте администрации в разделе «Архивный отдел» размещено 24 материала по истории района, информационные сведения об архивных документах, публиковались разработки наших историков архивистов.
В выпусках программы телекомпании «Полис» выпущено два материала, посвященных деятельности районного архива. Совместно с управлением образования в школах района в рамках Всероссийского конкурса юношеских учебно- исследовательских работ Российского обществ историков-архивистов «Юный архивист» проведен конкурс на лучшее сочинение, посвященное 70-летию Победы. Работа ученицы СОШ № 13 п. Венцы Елены Иваненко (руководитель Н.Г. Очередько, учитель СОШ №13) по теме «Хутор Духовской в годы Великой Отечественной войны» заняла 3 место в краевом этапе конкурса.
В архивном отделе на стенд «Вестник архива» мы регулярно размещаются информационные материалы о новых документах, об исторических событиях к юбилейным и памятным датам, методические рекомендации по ведению архивного делопроизводства, размещаются нормативно правовые документы по организации деятельности ведомственных архивов.
Сегодняшние условия требуют от нас новых форм и методов работы. Это возможно только при освоении современных технологий архивного делопроизводства, что позволит качественно и в полном объеме выполнять работу по исполнению социально-правовых запросов, сохранять физическое состояние архивных документов и устранять риск их утраты, повысит эффективность в работе архивного отдела по предоставлению архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Перед нами стоит задача обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах, создания нормативных условий хранения архивных документов, особенно в ведомственных архивах отраслевых (функциональных) отделов администрации муниципального образования Гулькевичский район. Мы ежегодно должны обеспечить 100- процентное упорядочение как документов постоянного хранения так и по личному составу.
Следует признать, что наш архив еще слабо пополняется документами личного происхождения от граждан, фотодокументами и видеоматериалами, нет систематизированного материала по Героям Советского Союза, Героям труда России и Героям Труда Кубани. Думаю, что в каждом поселении есть люди достойные, чтобы их документы поступили на хранение в архив. Для хранения документов личного происхождения в архиве созданы все необходимые нормальные условия.
В деле собирания документов личного происхождения нам необходимо активнее работать с районным обществом историков –архивистов, пропагандировать роль архива как районного центра сбора и хранения документов, их использования в практических и воспитательных целях.
Нам следует проводить работу с общественными формированиями, действующими в районе, по формированию и сохранению архивов этих организаций.
Наш архив должен стать одним из информационных ресурсов, хранилищем документальной памяти поколений, свидетелем истории района.
Думаю, что задачи по сохранению, приумножению и использованию архивного фонда будут положены в основу работы архивного отдела администрации муниципального образования Гулькевичский район .