Электронную трудовую оформляйте кандидатам, которые начали трудовую деятельность после 31 декабря 2020 года, устраиваются на работу впервые или отказались от бумажной трудовой.
Если новичок не принес бумажную трудовую, просите представить справки по форме СТД-Р или СТД-ПФР, кроме случаев, когда он устраивается на работу впервые (ч. 1 ст. 65 ТК). Из них узнаете, перешел сотрудник на электронные сведения или продолжает вести бумажную трудовую.
Как действовать, если новичок не принес документы о прежней трудовой деятельности или в день приема хочет перейти на электронную трудовую, рассмотрели на ситуациях.
Ситуация 1. Новичок перешел на электронные сведения, но не подтвердил это документально
Достоверно определить, что ваш будущий сотрудник отказался от бумажной трудовой без справок СТД-Р, СТД-ПФР или бумажной трудовой, где есть соответствующая запись, не сможете.
Если кандидат не представит справки или трудовую, можете поверить ему на слово или отказать в приеме на работу по деловым качествам со ссылкой на то, что без этих документов не можете определить его опыт и квалификацию.
Если его деловые качества вам не важны или он подтвердил их другими документами, и согласен с тем, что будет получать минимальный больничный, так как сведений о его трудовом стаже у вас нет, можете принять на работу без справок.
Сведения о трудовой деятельности ведите в электронной форме. Чтобы задокументировать слова сотрудника, составьте акт или попросите его написать заявление, где он укажет, что перешел на электронные сведения, и вы разъяснили ему последствия непредоставления документов о прежней трудовой деятельности.
Ситуация 2. Новичок хочет отказаться от бумажной трудовой в день приема на работу
Трудовая книжка на руках. Нужно ли принимать бумажную трудовую, вносить записи о приеме и переходе на электронные сведения, если новичок хочет отказаться от бумажной трудовой в день приема на работу, закон не разъясняет.
Есть мнение, что принимать трудовую книжку не нужно. Достаточно сообщить о выборе работника в ПФР в отчете по форме СЗВ-ТД. Но так делать не рекомендуем. Недобросовестный сотрудник может принести бумажную трудовую следующему работодателю, который, не зная, что сотрудник перешел на электронные сведения, примет документ и будет его хранить. Кроме того, Информацию о предоставлении электронных сведений нужно внести в бумажную трудовую (п. 35 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Поэтому примите трудовую и внесите запись о приеме на работу и переходе на электронные сведения.
Трудовую верните сотруднику не позднее трех рабочих дней с момента, когда получили заявление о переходе на электронные сведения (п. 35 Порядка, приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). В Книге учета и движения трудовых книжек сделайте запись о том, что приняли и выдали трудовую книжку сотруднику (письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14–2/В-150).
Информацию о выборе электронных сведений отразите в СЗВ-ТД, когда будете отчитываться о приеме сотрудника на работу. Ждать ежемесячного отчета для этого необязательно.
Трудовую книжку потерял. Объясните новичку, что сразу перевести его на электронные сведения не сможете. Сначала на основании его заявления вы должны завести ему новую трудовую книжку. Эту обязанность из Трудового кодекса не убрали (ч. 5 ст. 65 ТК). В заявлении об оформлении трудовой книжки попросите указать факт отсутствия сведений о трудовой деятельности. Такие рекомендации дал Роструд в письме от 20.10.2021 № ПГ/30991-6-1.
В остальном действуйте, как в предыдущей ситуации, – внесите запись о приеме на работу и переходе на электронные сведения в новую трудовую и не позднее трех рабочих дней выдайте ее работнику. Зафиксируйте прием и выдачу трудовой в Книге учета трудовых книжек. О выборе работника сообщите в ПФР.