Как оформить сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск | Муниципальное образование Гулькевичский район Краснодарского края

Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, проверьте, идет сотрудник отдыхать по графику отпусков или в другое время.

Если сотрудник будет отдыхать по графику, действуйте в таком порядке:

Если отпуск не по графику, порядок действий будет иным:

Уведомление об отпуске

Если сотрудник идет в отпуск по графику отпусков, то о дате начала отпуска его нужно обязательно уведомить. Срок уведомления – не позднее чем за две недели до даты начала отпуска. Формы и способы такого уведомления закон не устанавливает, поэтому составьте его в произвольной форме (ч. 3 ст. 123 ТК).

Заявление на отпуск

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику отпусков, где указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск не обязательно. Если в графике нет точных дат начала или окончания отпуска, то сотрудник пишет заявление.

Сотрудник должен также написать заявление на отпуск, если хочет уйти в отпуск не в те дни, которые указали в графике отпусков, или если отпуск берет новый сотрудник, который принят на работу после утверждения графика. Об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса.

Заявление на отпуск сотрудник пишет в произвольной форме.

Конкретный период, за сколько дней до отпуска сотрудник должен подать заявление, не установлен. Поэтому работодатель вправе в локальном акте самостоятельно определить минимальный срок, в который сотрудник подает заявление на отпуск.

Когда устанавливаете срок, учитывайте, что выплатить сотруднику отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Поэтому, чтобы работодателя не оштрафовали, сотрудник должен подать заявление как минимум за три календарных дня до даты начала отпуска. Такой порядок предусмотрен частью 9 статьи 136 Трудового кодекса.

После того как сотрудник напишет заявление, проверьте в нем даты окончания отпуска.

Расчет остатков отпусков

Чтобы рассчитать остатки отпуска сотрудника, определите его рабочий год. Первый рабочий год начинается со дня приема на работу к данному работодателю, а последующие – со дня, который идет после дня окончания предыдущего рабочего года. За каждый рабочий год сотруднику положен полный ежегодный оплачиваемый отпуск – в общем случае 28 календарных дней или больше, если работник имеет право на удлиненный отпуск.

Чтобы узнать количество дней отпуска за каждый месяц рабочего года, продолжительность полного ежегодного отпуска разделите на 12 месяцев. Например, 28 дней : 12 месяцев. А чтобы понять, сколько сотрудник уже заработал дней отпуска, умножьте 2,33 на количество месяцев отпускного стажа. Продолжительность отпускного стажа округляйте до целых месяцев, если он включает неровное количество дней. Меньше 15 календарных дней отбросьте, а 15 и более – округлите до полного месяца.

Такой порядок предусмотрен статьей 115 ТК, Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169.

Приказ об отпуске составьте по унифицированной форме № Т-6, если в отпуск идет один сотрудник, или по форме № Т-6а, если в отпуск идут сразу несколько сотрудников.

В приказе на отпуск в графе «за период работы» укажите индивидуальный рабочий год сотрудника, за который ему предоставляют отпуск. Это может быть как текущий рабочий год, так и более ранние, если у сотрудника накопились неиспользованные отпуска за прошлые годы. Рабочий год всегда отражайте в приказе полностью, независимо от того, весь отпуск использует сотрудник или только его часть.

Записка-расчет

На основании приказа на отпуск оформите записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60 или самостоятельно разработанной форме.

После того как оформите приказ на отпуск, внесите сведения об отпуске в личную карточку.

В разделе VIII личной карточки сотрудника по форме № Т-2 укажите вид отпуска, период работы, количество календарных дней отпуска, даты его начала и окончания, а также основание для оформления отпуска. С записями об отпуске в личной карточке работника знакомить не нужно.

Перенос отпуска

Перенести дату ежегодного отпуска по графику отпусков можно только по договоренности между сотрудником и работодателем. Инициатором переноса может выступать как работодатель, так и сотрудник.

Сотрудник может потребовать перенести отпуск, а работодатель обязан будет это сделать, если:

во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел;
во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности;
сотруднику несвоевременно выплатили отпускные или предупредили об отпуске менее чем за две недели до его начала;
в других случаях, которые предусмотрены законом или локальными актами организации. Например, при отзыве сотрудника из основного отпуска или при досрочном предоставлении отпуска отдельным категориям сотрудников (ч. 4 ст. 122 ТК).
Переносить отпуск нельзя сотрудникам, которые не достигли возраста 18 лет, а также тем, кто работает во вредных или опасных условиях труда. Их согласие на перенос отпуска значения не имеет (ст. 124 ТК).

Некоторые сотрудники могут брать отпуск в удобное для них время. Например, сотрудники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет. Льгота действует пока младшему ребенку не исполнится 14 лет. Поэтому таким сотрудникам работодатель не вправе отказать в переносе дней отпуска.

Работодатель может попросить сотрудника перенести отпуск из-за производственной необходимости, если отсутствие сотрудника неблагоприятно повлияет на работу организации. В этом случае сотрудник должен использовать отпуск не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который его предоставляли (ст. 124 ТК).

Если сотрудник хочет перенести отпуск, то он пишет заявление о переносе отпуска и указывает причины переноса. Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, то он направляет сотруднику уведомление с просьбой дать согласие или отказаться от переноса.

Если работодатель согласен на перенос отпуска, то составьте приказ о переносе отпуска. Унифицированной формы приказа нет, поэтому составьте его в произвольной форме.

На основании приказа о переносе отпуска внесите изменения в график отпусков. Если используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, то уточненные записи сделайте в графах 8 и 9 формы № Т-7. Утверждать график в новой редакции не нужно (указания, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Если отпуск перенесли уже после того, как заполнили раздел VIII личной карточки сотрудника, то информацию в карточке уточните. Порядок исправлений в этом разделе карточки закон не устанавливает, поэтому внесите изменения в произвольной форме.

Формы и способы такого уведомления закон не устанавливает, поэтому определите их самостоятельно. Например, можно оформить отдельное уведомление о предстоящем отпуске и отправить его сотруднику под подпись.

Нужно ли уведомлять сотрудника о начале отпуска вне графика отпусков

Нет, не нужно.

Уведомлять о дате начала отпуска нужно только тех сотрудников, которые идут в отпуск по графику (ст. 123 ТК). Если сотруднику предоставляют отпуск вне графика отпусков, речь идет о переносе отпуска (ст. 124 ТК).
Если сотрудник хочет перенести отпуск, он пишет заявление о переносе отпуска и указывает причины переноса.
Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, он направляет сотруднику уведомление с просьбой дать согласие или отказаться от переноса.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то составьте приказ о переносе отпуска. На основании приказа внесите изменения в график отпусков. Если используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, то уточненные записи сделайте в графах 8 и 9 формы № Т-7. Утверждать график в новой редакции не нужно (указания, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Таким образом, уведомлять сотрудника за две недели о предоставлении отпуска вне графика не нужно. Если отпуск переносят по инициативе работодателя, понадобится уведомление о переносе отпуска. Такое уведомление можно оформить раньше, чем за две недели до предоставления отпуска вне графика.