Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с его работой.
Копии личных документов сотрудника, которые вам нужны, чтобы оформить прием на работу, в личном деле хранить нельзя. Эти данные вы собираете и обрабатываете только для того, чтобы оформить трудовые отношения с сотрудником. Например, при приеме на работу сотрудник обязан только показать паспорт, диплом, военный билет и другие документы. А сотрудник кадровой службы – проверить их, записать данные в личную карточку и возвратить сотруднику (ст. 65 ТК, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Оставите копии личных документов сотрудника в личном деле – Роскомнадзор посчитает, что вы нарушили правила обработки персональных данных.
Так, нельзя хранить в личном деле копии:
• паспорта;
• СНИЛС;
• военного билета;
• диплома об образовании;
• свидетельства о заключении брака;
• свидетельства о расторжении брака;
• свидетельства о рождении ребенка;
• свидетельства о перемене имени.
Исключение закон сделал для государственных и муниципальных служащих. В их личные дела работодатели обязаны включать ряд документов. Например, копии паспортов (положение, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609).
Судебная практика показывает, что другие работодатели не вправе хранить копии личных документов работников, если на то нет достаточных оснований. Смотрите, например, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013 и Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013.
Чтобы проверить ваши личные дела на опасные документы, используйте наш интерактивный чек-лист. Результат проверки покажет, какие документы можно оставить в личном деле, а какие – надо срочно убрать, и объяснит почему.
ВНИМАНИЕ
Если Роскомнадзор найдет в ваших личных делах документы, которые вы не вправе хранить, обяжут уничтожить копии документов и оштрафуют на сумму от 60 тыс. до 100 тыс. руб.
Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, пока не достигли цели, для которой их снимали. Документы, которые вам больше не нужны, уничтожьте. Например, если в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособие уже выплатили. Срок – 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных (информация Роскомнадзора от 25.09.2015).
Как уничтожить документы, определите сами, порядок закон не устанавливает (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).