Из-за устаревших сведений о сотруднике бухгалтеры допускают ошибки при расчете НДФЛ, сдают отчетность в ПФР, которую потом приходится исправлять. Когда в работе кадровика и бухгалтера случается разлад, последний не получает вовремя данные о смене персональных данных работников, копии важных документов.
Из статьи вы узнаете, какие события в жизни работников важны для бухгалтеров. Как организовать взаимодействие двух отделов и быстро получать от сотрудников все важные документы. Могут ли компанию оштрафовать, если сотрудник не сообщил об изменении персональных данных.
Проблема № 1. Не получили от сотрудника документы о вступлении в брак
Обо всех значимых событиях своей жизни работник должен информировать отдел кадров. Если сотрудник создал семью, нужно уведомить кадровика и принести в отдел кадров паспорт и копию свидетельства о регистрации брака.
Что важно для бухгалтерии. У некоторых сотрудников, вступивших в брак, бухгалтер скорректирует вычеты по НДФЛ. Это потребуется сделать, если вышла замуж сотрудница, которая была матерью-одиночкой. Дело в том, что единственным родителям полагается вычет по НДФЛ за каждого ребенка в двойном размере (абз. 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК). А замужняя женщина уже не единственный родитель в целях расчета НДФЛ. И с месяца, следующего за месяцем регистрации брака, ей полагаются обычные вычеты (письмо Минфина от 20.05.2013 № 03-04-05/17775).
Если супруга вашего сотрудника проживает со своим сыном или дочерью от предыдущего брака, сотруднику полагается вычет на ребенка жены. Чтобы получить вычет, сотрудник пишет заявление в бухгалтерию и прикладывает к нему документы:
– копию свидетельства о рождении ребенка жены;
– копию свидетельства о браке;
– справку жилищно-коммунальной службы о совместном проживании сотрудника с ребенком супруги;
– заявление родителя ребенка об участии вашего сотрудника – супруга в обеспечении ребенка (письма Минфина от 23.06.2014 № 03-04-05/29908и от 21.02.2012 № 03-04-05/8-209). Таким образом, бухгалтер на основании этих бумаг начнет предоставлять сотруднику вычет по НДФЛ. В связи с чем налог с заработка получится меньше, а сумма на руки – больше.
Если об измениях бухгалтер узнает с опозданием, он будет неправильно удерживать НДФЛ – либо переплачить, либо недоплачивать в бюджет. Из-за чего компанию могут оштрафовать за неисполнение обязанностей налогового агента (ст. 123 НК). Чтобы этого избежать, сразу информируйте бухгалтерию об изменении в семейном положении сотрудников.
Как действует кадровик. Первым делом возьмите копию свидетельства о браке и отнесите ее бухгалтерам. Они сориентируются, нужно ли что менять в отношении вычетов по НДФЛ.
Данные о составе семьи запишите в личную карточку сотрудника. В унифицированной форме № Т-2 предусмотрены поля, куда вписывают, состоит ли работник в браке, и указывают состав его семьи. Сообщите сотруднику, вступившему в брак, что он может взять неоплачиваемый отпуск до пяти календарных дней (ст. 128 ТК).
Как обезопасить себя от проблем с работниками и бухгалтерией
Чтобы сотрудники вовремя подавали документы, содержащие персональные данные, пропишите требование об этом в ПВТР. Не лишним будет продублировать требование и в трудовом договоре с каждым работником. Установите срок, например, 5 рабочих дней, в течение которых сотрудник должен сообщить о смене Ф. И. О., заключении брака, перемене места постоянной регистрации и т. п. Более длительный срок прописывать не рекомендуем. Чем раньше вы и бухгалтерия узнаете о смене персональных данных, тем лучше.
С локальным актом работника нужно ознакомить под подпись (ст. 21, ч. 3 ст. 68 ТК). Если сотрудник не предоставит информацию в срок, то он не исполнит требования локального акта. За нарушение работодатель вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности – объявить замечание или выговор (ст. 192 ТК).
Проблема № 2. Не узнали, что сотрудник изменил фамилию
Люди меняют фамилию, а порой и имя с отчеством, когда вступают в брак, разводятся, а иногда просто по своему желанию. При смене фамилии получают новый паспорт. Копию нового паспорта и свидетельства о перемене фамилии сотрудник должен принести в кадровую службу. Кадровику важно не только внести изменения в программу учета, но и вовремя сообщить бухгалтеру о том, что сотрудник поменял Ф. И. О.
Что важно для бухгалтерии. Бухгалтеру информация о новых Ф. И. О. нужна, чтобы без ошибок заполнить отчетность по НДФЛ и страховым взносам.
Бухгалтер закажет новое страховое пенсионное свидетельство на работницу. Если сотрудница поменяла фамилию, на нее нужно получить новое пенсионное свидетельство с номером СНИЛС. Сам номер не поменяется, но свидетельство ПФР оформит другое, на новую фамилию. Чтобы не затягивать с заменой, сообщите в бухгалтерию о смене фамилии в тот же день, когда получите от сотрудника документы.
Пока Пенсионный фонд не получил заявку на новое свидетельство, у него нет информации, что фамилия сотрудника изменилась. Поэтому фонд будет принимать ежемесячные отчеты СЗВ-М с прежней фамилией и не обнаружит ошибки. Как только ПФР выдаст новое свидетельство СНИЛС, бухгалтеру нужно вписывать в отчетность измененные данные. Однако, если с заменой свидетельства затягивать, ПФР может узнать о смене фамилии сотрудника из других источников – например, из налоговой инспекции. Тогда фонд оштрафует за сдачу недостоверных сведений на 500 руб. (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
А вот новое свидетельство об ИНН при смене фамилии заказывать не нужно. Так как ИНН физлица при этом не меняется (п. 16 приказа ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@).
Бухгалтер напомнит, что нужно сменить банковскую карточку. Если заработную плату в вашей компании перечисляют на карту работника, при смене фамилии эту карту следует поменять. Ведь карточка со старой фамилией недействительна. При перечислении денег на карту работодатель подает в банк платежное поручение на общую сумму и представляет реестр получателей (п. 1.17 Положения, утвержденного ЦБ от 19.06.2012 № 383-П). В этом реестре он указывает Ф. И. О. работников, суммы и реквизиты карточных счетов. Если в реестре и банковской карте будут разные фамилии, банк не сможет зачислить деньги. Соответственно карту надо сменить.
Обычно сотрудник обращается в банк за новой картой самостоятельно. Однако бухгалтер может помочь ему заполнить нужные для смены карты документы. Пока банк не выпустит для работника новую карту, заработную плату придется выплачивать наличными.
Как действует кадровик. В тот же день, когда получите документы от сотрудника о смене фамилии, передайте информацию в бухгалтерию. Если персональные данные работника изменились и он принес документы, попросите его написать заявление. На основании этого заявления вы поменяете информацию о сотруднике в кадровых документах, а бухгалтер сможет отразить изменения в своей отчетности. Внесите изменения во внутренние кадровые документы: личную карточку сотрудника, график отпусков, табель учета рабочего времени и пр.
Чтобы подкорректировать сведения, издайте приказ о внесении изменений в документы и компьютерную программу, содержащие данные работника. Кроме того, на тех документах, которые оформлены на бумаге, надо будет зачеркнуть старую фамилию и записать новую. И заверить эту запись подписью кадровика.
В трудовую книжку исправительные записи вносите в следующем порядке (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69). На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом запишите новую. На внутренней стороне обложки трудовой книжки укажите реквизиты свидетельства о браке, на основании которого изменена фамилия, или реквизиты паспорта. Поставьте свою подпись и печать организации (образец ниже).
Проблема № 3. Не отразили факт смены места жительства
Если работник официально поменял место жительства, то есть зарегистрировался по новому адресу и эта информация зафиксирована в паспорте, он представляет копию такого паспорта работодателю.
Если сотрудник сменил место жительства неофициально, то есть без регистрации в паспорте, то уведомлять бухгалтера и кадровика об этом не нужно.
Что важно для бухгалтерии. Адрес налогоплательщика до 2018 года записывали в справку 2-НДФЛ. Поэтому при смене места жительства сотрудника бухгалтер вносил исправления в компьютерную базу, где считается зарплата и формируются отчеты по НДФЛ.
С 2018 года действует новая форма справки 2-НДФЛ, в ней адрес налогоплательщика не указывают (приказ ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@). Поэтому бухгалтеру сейчас адрес для отчетности не нужен. Но информацию о сотруднике все равно лучше исправить, чтобы все данные учета были достоверными.
Как действует кадровик. Данные о месте жительства отражают в личной карточке. Поэтому, если они изменились, информацию в карточке надо подкорректировать. Зачеркните в карточке старый адрес, рядом напишите новый и поставьте свою подпись. Если в трудовом договоре ваша компания указывала адрес, его тоже нужно исправить.
Важные выводы
1. Даже если сотрудник не менял фамилию, но заключил брак, у него могут появиться дополнительные вычеты по НДФЛ.
2. Из-за смены фамилии работодатель заказывает сотруднику новую карточку СНИЛС. Но сам номер не меняется.
3. Пропишите в ПВТР обязанность сотрудников сообщать о смене персональных данных. И установите крайний срок. Тогда за нарушение сможете привлекать их к дисциплинарной ответственности.