Чаще при оформлении приказа на отпуск сложности возникают со строкой «за рабочий период». Если ее неверно заполнить, запутается и кадровик, и бухгалтерия. Но это не единственная проблема. Если вы не используете правильную нумерацию, у вас будут сложности при сдаче документов в архив. Вы будете их хранить слишком долго либо уничтожите раньше положенного времени. Наш материал поможет вам распутать эти и другие трудности.
Посмотрите, как вы указываете рабочий период сотрудника
В приказе на отпуск по унифицированной форме № Т-6 есть строка «за период работы» (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В зависимости от вида отпуска заполняют строку по-разному. А в некоторых случаях и вовсе информацию в нее не записывают, если сведения будут лишними для конкретного вида отдыха. Поясним, как действовать в таких ситуациях.
Удлиняйте рабочий год из-за отсутствия сотрудника. Для каждого сотрудника считайте индивидуально рабочий год. Он начинается со дня приема на работу и по общему правилу длится 365 дней. Если работник пришел в компанию 04.06.2018, его первый рабочий год будет длиться с 04.06.2018 по 03.06.2019. Но если в течение этого периода сотрудник уходил в отпуск по уходу за ребенком, брал отпуск за свой счет суммарно больше чем на 14 дней или его отстраняли от работы, считайте рабочий период иначе (ст. 121 ТК). Увеличивайте его на продолжительность названных перерывов.
Вписывайте все периоды, когда оформляете отпуск за несколько лет. Если предоставляете отпуск за два рабочих года, в приказе отразите оба периода. Это поможет правильно учитывать использованные дни отдыха и избежать претензий ГИТ при проверке. В унифицированной форме приказа только одна строка для периода, за который работник использует отпуск. Поэтому выберите один из трех вариантов, как будете указывать рабочие периоды.
Первый вариант: вы можете в строке «за период работы» написать дату начала первого рабочего года и дату окончания второго, например, «за период работы с 13.06.2016 по 12.06.2018». Это вариант безопасен, если остатки отпусков за рабочие периоды вы отслеживаете по отдельным таблицам или каким-то иным способом. Второй способ – дополнить унифицированную форму приказа еще одной строчкой «за период работы», в которую вносить второй рабочий год (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20). Третий вариант: на отпуск за разные рабочие периоды вы можете сделать два отдельных приказа. Отдельные приказы часто используют, если нельзя перенастроить программу, в которой компания ведет кадровый учет.
Второй и третий способы позволят вам точно вести учет использованных дней отпуска и заносить об этом сведения в личную карточку работника.
Всегда указывайте полный рабочий год, даже если работник использует только часть ежегодного отпуска.
Не указывайте рабочий год, если от него не зависит отпуск. В приказах на отпуск по уходу за ребенком, по беременности и родам строчку «за период работы» оставляйте пустой или ставьте прочерк. Эти отпуска предоставляют в связи с определенными событиями по заявлению работника, и они не зависят от продолжительности работы в компании (ст. 121, 255, 256 ТК). Если программа подставляет даты рабочего года автоматически, не удаляйте их, это не будет нарушением.
В приказах об отпуске без сохранения заработной платы строчку «за период работы» лучше заполнить. Количество дней такого отпуска в течение одного рабочего периода влияет на продолжительность рабочего года (ч. 2 ст. 121 ТК). И если в приказах на отпуск и личной карточке сотрудника сразу будут сведения об этом, вы сможете без ошибок отслеживать, нужно ли увеличивать рабочий год.
Решите, будете ли вы оформлять общие приказы на отпуск
В унифицированной форме приказа об отпуске есть отдельная строка «А» для ежегодного отпуска и строка «Б» для всех остальных видов отпусков. Такое деление позволяет оформить одним приказом сразу два вида отпуска. Но не всегда выгодно объединять отпуска в одном документе. Есть ситуации, когда этого делать вовсе нельзя.
Создавайте общий приказ, если отпуска идут один за другим. Включить в один приказ два разных отпуска можно, если один из них – ежегодный. Его вы впишете в строку «А». Второй вид отпуска указывайте в строке «Б», это может быть учебный отпуск, по беременности и родам, дополнительный за ненормированный рабочий день, за особый характер работы, без сохранения заработной платы и т. п.
Одним из условий единого приказа для двух отпусков будет то, что по датам они идут друг за другом, без разрыва. Причем не обязательно, чтобы первым начинался ежегодный отпуск. Например, сотрудник по графику идет в отпуск с 15.06.2018 по 28.06.2018, а на 14.06.2018 берет отпуск за стаж работы. Общая продолжительность отпуска будет 15 календарных дней с 14.06.2018 по 28.06.2018. Эти сведения вносите в строку «В». Если между отпусками будет разница хотя бы в один день, нельзя оформлять их одним приказом. Иначе вы не сможете правильно заполнить строку «В».
Убедитесь, что вы правильно определили сроки хранения приказов на отпуск
Когда все приказы об отпусках нумеруют сплошным методом, позже их приходится разбирать по срокам хранения. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, устанавливает сроки хранения не всех приказов на отпуск. Например, нет срока для приказа на отпуск по беременности и родам. Его храните 50 (75) лет. Ведь для этого вида отпуска нужен больничный лист, без которого сотрудник не получит выплаты. Все, что влияет на выплаты, хранить необходимо 50 (75) лет, чтобы подтверждать хозяйственные операции. Остальные приказы на отпуск в большинстве случаев храните 5 лет (таблица ниже).
Чтобы не распределять все приказы по срокам хранения в конце года, заранее введите порядок регистрации и группируйте их в папки. Вначале внесите в номенклатуру дел все виды приказов об отпуске, которые вы будете составлять. Это поможет правильно их нумеровать и сортировать. Например, за основу нумерации можете взять индекс дела по номенклатурной папке. Тогда приказы будут с номерами «№ 02-03-...», где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела, а далее порядковый номер документа. Либо в качестве основы нумерации приказов используйте кодировки из табеля учета рабочего времени.
Откажитесь от общего приказа, если не хотите долго хранить документ. Не все приказы об отпуске совпадают по сроку хранения. Если оформите их одним документом, то хранить придется в соответствии с большим сроком. Например, приказ о ежегодном отпуске хранят 5 лет, а об отпуске за свой счет – 50 (75) лет. Чтобы не запутаться со сроками хранения документов и правильно сдавать их в архив, рекомендуем не объединять в один приказ два, если они не совпадают по продолжительности хранения.
Неудобно одним приказом оформлять два отпуска, если право на один из отпусков появилось у сотрудника не со дня приема на работу. Возникнет неясность, как указать рабочий период. Например, вы не сразу установили сотруднику ненормированный рабочий день. Если будете одним приказом оформлять ежегодный отпуск и отпуск за ненормированный режим работы, потребуется вписать два разных периода, а в приказе есть только одна строка для этого. Поэтому удобнее оформлять отдельные приказы на каждый вид отпуска.
Посмотрите, как вы указали дату приказа
На каждом приказе об отпуске вы указываете его реквизиты. После того как распечатаете приказ, посмотрите на дату, верно ли вы указали месяц и год документа.
Сравните даты приказа и начала отпуска. Когда заполняете приказы в специальной кадровой программе, дата проставляется автоматически. Но если вы создаете новый приказ в отдельном файле, есть риск не поменять месяц и год от предыдущего документа. Инспектор при проверке смотрит даты приказов. Ведь отпуск компания должна оплачивать минимум за три дня до его начала, поэтому приказ не может быть позже этой даты (ч. 9 ст. 136 ТК).
В приказах по унифицированной форме отражают дату арабскими цифрами, сначала день месяца, потом месяц и год. Поэтому день месяца и месяц пишите двумя цифрами через точку, а год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 4 июня 2018 года отражайте как 04.06.2018. Букву «г» или слово «года» ставить не нужно. Словесно-цифровой способ, когда название месяца прописывают полностью, применяют чаще в приказах, для которых нет унифицированных форм или вы разработали собственные формы вместо рекомендованных Госкомстатом. Не будет ошибкой, если в любых приказах дата будет написана цифровым способом.
Если датой приказа вы проставляете число регистрации документа после того, как его подписал руководитель, приказы на отпуск готовьте заблаговременно (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003). Ведь при таком способе первоначально эту графу вы оставляете пустой, а заполняете ее позже вручную. И пока руководитель подпишет документ, может пройти время. Поэтому все чаще компании отказываются от такой системы регистрации приказов.
Вычитайте из отпуска праздничные дни
Нерабочие праздничные дни не входят в ежегодный основной и дополнительный отпуск (ст. 120 ТК). Поэтому вписывайте в пустую ячейку в строках «А» и «Б» приказа об отпуске именно количество дней отпуска, а не количество дней, когда сотрудник будет отсутствовать. Например, если работник на период с 04.06.2018 по 13.06.2018 написал заявление на ежегодный основной отпуск, он использует его в размере 9 календарных дней, потому что в этот период попадает 12 июня – День России, нерабочий праздничный день (ст. 112 ТК).
Нумеруйте приказы в зависимости от сроков их хранения. Приказы следует подшивать в отдельные дела с учетом сроков хранения документов, поэтому заранее присваивайте им разные номера. Срок хранения приказа о предоставлении ежегодного или учебного отпуска – 5 лет. Приказы об отпуске без сохранения заработной платы, отпуске по уходу за ребенком относятся к приказам с длительным сроком хранения, то есть 50 (75) лет (ст. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Регистрационный номер приказов можете сделать цифровым или буквенно-цифровым. Второй вариант удобнее, тогда вы сразу по типу номера документа будете понимать, в папку с каким сроком хранения его подшивать. Например, для приказов со сроком хранения 5 лет присваивайте цифровой номер с буквой «о», то есть отпуск. Для приказов со сроком хранения 50 (75) лет указывайте буквенную часть «од» – приказ об отпуске длительного хранения.
Буквенно-цифровую нумерацию вводите отдельно по каждому виду приказа. Присваивать цифровую часть по порядку всем приказам, а менять только буквенную часть рискованно, можете запутаться и не заметить ошибки.
Если ежегодно оформляете много приказов на разные виды отпусков, разделите их не только по сроку хранения, но и по виду отпуска. В этом случае приказы на ежегодный отпуск, на отпуск без сохранения зарплаты, на отпуск по беременности и родам и другие приказы нумеруйте отдельно. Для каждого вида отпуска определите свою систему нумерации. Например, в приказах о предоставлении отпуска за работу во вредных условиях труда после номера через тире ставьте букву «в» (вредность), а в приказах по уходу за ребенком – «д» (декрет) и др.
Важные выводы
1. Когда предоставляете отпуск за несколько рабочих периодов, отразите их в приказе. Дополните форму документа еще одной строкой «за период работы» или издавайте на каждый рабочий год отдельный приказ.
2. Не оформляйте одним приказом два вида отпуска, которые идут подряд, если в компании много сотрудников. Иначе будет сложнее искать нужный документ и вести учет использованных отпусков.
3. Решите, будете ли вы распределять приказы на отпуск по сроку их хранения или еще по виду. В зависимости от этого вводите систему нумерации приказов.